Kommunikation

Der Verband empfiehlt eine schnelle, offene, ehrliche und vor allen Dingen möglichst deeskalierende Kommunikation mit den Beteiligten. Bei allen Maßnahmen sollte immer mit bewertet werden, wie sie auf die Beteiligten wirken und mit welchen Kommunikationsmaßnahmen sie begleitet sein sollten.

Beteiligte können u.a. sein:

  • Mitarbeiter/innen in Büro, Hub, der Zustellung und Abholung, Servicetechniker
  • Empfänger,
  • Nachunternehmer & Lieferanten
  • Kunden & Versender
  • Servicetechniker
  • Geschäftsführung
  • Betriebsratsvertreter/innen
  • Journalisten
  • Medienvertreter, Blogger
  • Politik & Verwaltung

Bisher stärker betroffene Unternehmen haben gute Erfahrungen damit gemacht, sich eng an die Empfehlungen und Anweisungen der Behörden und Institutionen zu halten. Der Verband empfiehlt, sich bereits jetzt zu informieren, welche Ansprechpartner zu welchen Themen in der Region zuständig sind. Das bundesweit gültige Infektionsschutzgesetz überträgt den Landesregierungen die Aufgabe, festzulegen, wer Entscheidungen über konkrete Maßnahmen trifft. Die zuständige Behörden können über dieses Tool des Robert Koch Institutes herausgefunden werden: https://tools.rki.de/PLZTool/

Es sollte auch entschieden werden, inwiefern vorab auch ohne konkrete Ereignisse Kontakt zu den Verantwortlichen aufgenommen wird. Durch enge und offene Abstimmung sowie glaubwürdiges Risikomanagement und Maßnahmen kann Vertrauen aufgebaut werden. So können eventuell vorschnelle Schließungen abgewendet oder geordnet durchgeführt werden.

Ängsten und Falschinformationen begegnen

Ängste zum Thema haben neben der tatsächlichen Ausbreitung und Erkrankungen einen großen Einfluss auf den Alltag. Die Situation ist für alle Beteiligten neu und ungewohnt. Bedenken Sie, dass Situationen, die eigentlich außerhalb des betrieblichen Umfeldes entstehen, für Mitarbeiter, Kunden und andere Beteiligte sehr prägend im Betriebsalltag sein können. Offene, schnelle und ehrliche Kommunikation ist hier i.d.R. hilfreich. Fragen Sie nach, was die Beteiligten bewegt. Dann sind Sie aus erster Hand informiert und können darauf reagieren. Es empfiehlt sich, auch die sozialen Medien zu beobachten und ggfs. in die Kommunikation einzubeziehen.

Verzichten Sie jedoch auf komplette Betriebsversammlungen. Diese können für Unverständnis und neue Ängste sorgen. Nutzen Sie das Gespräch in den Abteilungen oder mit den Beteiligten direkt. Neben dem persönlichen Kontakt bietet sich das Telefon oder eine Webkonferenz an. E-Mails eignen sich für die Übermittlung reiner Informationen, können jedoch die emotionalen Bedürfnisse der Empfänger oft nicht ausreichend befriedigen.

Eine immer wieder aktualisierte Zusammenstellung der Antworten zu häufigen Fragen der Bürger ist im Tagesspiegel aus Berlin zu finden:

  • Wichtige Fragen und Antworten - Symptome, Übertragung, Schutz - Link (Tagesspiegel)